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Conformité : CAILBA présente sa boite à outils

par Vicky Poitras | 21 septembre 2011 14h09

Quel que soit l’agent général associé, le respect des exigences règlementaires en conformité est une tâche colossale qui comporte tellement de facettes et se décline en tellement d’éléments qu’il peut être ardu de savoir par où commencer. Le Canadian Association of Life Independent Brokerage Agencies (CAILBA), qui a déjà fait sa marque dans le domaine, espère maintenant récidiver auprès de ses membres grâce à sa nouvelle boite à outils en conformité.Cette boite à outils est le premier élément d’un programme en quatre étapes destiné à permettre aux membres de prendre connaissance de directives, procédures et ententes de conseillers en matière de conformité et de diligence raisonnable. Celles-ci sont génériques et en harmonie avec celles qu’utilisent d’autres firmes sur le marché. La boite a été officiellement lancée à la fin mai, lors de l’assemblée générale annuelle de CAILBA.
Dans sa première version, la trousse compte quelque 400 pages réparties en six modules, que l’on peut obtenir en ligne à partir du site de CAILBA.
Chris Nicoll, présidente de la firme de consultants en conformité règlementaire Chris Nicoll and Associates, en a assuré l’élaboration. En plus de participer activement à la bonne marche de divers comités au sein de l’Association canadienne des compagnies d’assurances de personnes (ACCAP) et de LIMRA. Tout récemment, elle a agi comme agent de conformité principal chez John Hancock.
Cette expérience l’a grandement aidée à produire rapidement le programme après avoir reçu le mandat de CAILBA. Mme Nicoll a débuté le travail en décembre et l’a terminé en mai. Elle explique que le tout sera probablement revu et abrégé ultérieurement.
Les six modules comprennent un premier document qui traite de la conformité en général en plus d’expliquer comment utiliser le matériel. Ce module indique aussi ce qu’une entreprise doit faire pour créer ses propres pratiques en matière de conformité ou les modifier. Suivent les modules sur les dispositifs de lutte contre le blanchiment de capitaux, le respect de la vie privée, le comportement du marché et l’externalisation, de même qu’un dernier module que les firmes peuvent utiliser auprès de leurs représentants indépendants.
Des webinaires préenregistrés accompagnent l’utilisateur dans chaque module, ainsi que des aide-mémoires, du matériel PowerPoint pouvant servir à la formation du personnel et des représentants indépendants, et enfin des outils d’auto-évaluation et des listes de contrôle.
L’ordre des sujets a été établi à la suite d’une analyse de risque des obligations règlementaires auxquelles les sociétés membres doivent se soumettre. On visait ainsi à établir lesquelles pouvaient poser le plus de risques. « Certains éléments peuvent nécessiter moins d’attention, tandis que d’autres peuvent mener directement en prison », fait remarquer Mme Nicoll.
Si les compagnies se souciaient surtout des questions de comportement sur le marché et de respect de la vie privée au moment où on lui a confié la tâche, « aucun agent général n’est actuellement en route vers la prison parce qu’il n’a pas encore rédigé son programme de comportement sur le marché. D’un autre côté, l’agent général qui n’aurait pas déjà instauré un bon programme de lutte contre le blanchiment de capitaux prend vraiment de très gros risques. »
Le personnel affecté au dossier de la conformité préfère généralement les directives normatives. Or, Mme Nicoll souligne qu’il faut nécessairement modifier et traiter le matériel afin de l’adapter à la réalité de chaque entreprise. Dans la deuxième phase du projet, CAILBA permettra aux firmes membres de recourir aux services de Mme Nicoll afin qu’elle les aide à peaufiner le travail amorcé à partir de la boite à outils. La firme qui aurait besoin d’une assistance plus importante pourra aussi retenir ses services directement.
Selon Mme Nicoll, les entreprises doivent en moyenne prévoir au moins 18 mois de travail pour terminer le programme. Le premier module, qui en présente l’orientation générale, invite le lecteur à agir rapidement, sans se précipiter. Comme la réglementation est déjà en vigueur, les entreprises doivent aborder le processus sérieusement, tout en tenant compte de leurs ressources de façon réaliste.
Selon Paul Brown, président de CAILBA et PDG d’IDC Worldsource Insurance Network, la boite à outils s’inscrit tout naturellement dans l’évolution des services offerts par CAILBA à ses membres. « C’est l’une de nos responsabilités fondamentales, dit-il. Elle représente une grande partie de la valeur que nous leur proposons. Il est important que les agents généraux s’unissent et élaborent des normes qui satisfont les organismes de réglementation, afin qu’on ne nous impose pas un régime qui nous semblerait excessif. »
Mme Nicoll acquiesce, précisant qu’absolument rien n’indique que l’association pourrait être intéressée à jouer un rôle en matière d’autoréglementation. « On n’en a même jamais soufflé mot. Je présume que les revenus proviendront de l’augmentation de la clientèle.
« Ils ont vraiment l’intention d’utiliser cela comme un outil permettant aux membres d’afficher une conformité de base. CAILBA veut aussi attirer de nouveaux membres. La tâche incombe tout autant aux représentants indépendants qu’aux agents généraux et aux assureurs. Un petit courtier, aussi petit soit-il, devra se plier aux mêmes obligations règlementaires que la Financière Manuvie. Tous doivent avoir un programme de lutte contre le blanchiment de capitaux, un autre de respect de la vie privée. Chacun doit passer au travers de la liste, et les règlements sont les mêmes pour tous. Ils s’appliquent partout de la même manière », dit-elle.
En cherchant à faciliter l’application des règles en conformité, CAILBA veut aussi les clarifier pour les rendre intelligibles aux yeux de ses membres. Les agents généraux, par exemple, ont une difficulté particulière à mettre en place des programmes de lutte contre le blanchiment de capitaux, puisqu’il leur arrive rarement d’échanger directement avec le consommateur. Ils sont organisés pour servir des représentants indépendants et des compagnies d’assurance, pas les particuliers.
Entretemps, le travail lié à la conformité, y compris l’effort nécessaire pour simplement en comprendre les règlements, peut nécessiter beaucoup de temps. La mise en place de directives et procédures de même que de programmes de formation à l’intention du personnel imputable en exige encore plus. Le travail doit être entrepris par une personne de niveau assez élevé pour être imputable. Or, aucune de ces démarches n’engendre de revenus ou de croissance dans l’entreprise.
La question des personnalités peut aussi poser un problème. Une personne qui est à sa place en ventes ou pour voir à la croissance de la compagnie se retrouvera aussi rarement aussi parmi celles qui excellent dans le débroussaillage de questions de conformité ou qui aiment le faire. Or, dans les petites entreprises ne comptant que quelques cadres, il faudra fort probablement que l’un d’eux porte le chapeau de responsable de la conformité, que celui-ci lui fasse ou non.

Kate McCaffery

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