Lorsque leurs utilisateurs ne sont ni formés ni accompagnés après l’achat, les logiciels restent dans le tiroir, disent les fournisseurs. Des initiatives pour pallier ce problème font tendance depuis peu, dont le lancement prochain d’une école formée de plusieurs partenaires.Kronos Technologies s’impliquera dans la formation des utilisateurs de logiciels destinés aux conseillers et aux agences, par l’entremise d’un projet qui devrait voir le jour en avril. Il s’agit de L’école du bureau numérique. PDG de Kronos, Jean-François St-Pierre croit que l’initiative aidera à optimiser l’utilisation des logiciels et à encourager l’échange de données entre fournisseurs concurrents.

M. St-Pierre plaide pour plus d’ouverture entre systèmes informatiques et fournisseurs de données. Le projet d’école Internet comptera d’ailleurs plusieurs partenaires, dont des concurrents.

La formation touchera l’utilisation de logiciels et les pratiques d’affaires. Les fournisseurs participants, dont Kronos et iGeny, se regrouperont pour offrir des programmes de cours sur le Web à leurs clients. Cette école n’accueillera que des fournisseurs qui acceptent de partager leurs données en amont et en aval (qui en reçoivent d’un concurrent ou en acheminent vers lui). Ces fournisseurs devront aussi répondre à des critères liés entre autres à la sécurité.

« Parmi d’autres associés, l’école comptera François Laporte, un conseiller qui en a assez de la paperasse. Elle comptera aussi un docteur en pédagogie et une organisation spécialisée en développement de cours en ligne », dit M. St-Pierre. L’école comptera aussi du personnel permanent.

Les tarifs ne sont pas encore fixés. Les programmes comporteront un tronc commun et des cours spécifiques aux besoins des groupes. « Nous sommes en discussion avec Investia Services Financiers, à qui nous souhaitons offrir un plan de cours spécifique, ainsi que des cours communs », dit M. St-Pierre.

Par ailleurs, Kronos a récemment ajouté un module de consolidation et de gestion de dettes à son système Kronos ABF. « Cette initiative découle des besoins entrainés par des produits bancaires, tels que Manuvie Un de la Banque Manuvie », dit M. St-Pierre. Ce module s’ajoute aux deux modèles existants de Kronos ABF, soit l’analyse des besoins financiers en assurance et celle des produits d’épargne.

La famille des clients s’est récemment agrandie par rapport au système de gestion des relations avec les clients destiné aux conseillers (CRM). L’Industrielle Alliance a déployé cette solution à tous les conseillers de son réseau captif, soit « plus de 2 000 utilisateurs répartis dans 53 agences, entre janvier 2012 et octobre 2012 », a confirmé le porte-parole de l’assureur, Pierre Picard. « Nous avons proposé cette solution de gestion de la relation client (CRM) au réseau courtage. À ce jour, quelque 70 courtiers ont souscrit à cette solution », dit-il.
ABF plus flexible

PDG de Solutions AGEman, Daniel Brisson craint aussi de voir son logiciel de gestion de la clientèle REPman amasser la poussière sur une tablette ou rester à l’ombre dans un tiroir. Pour éviter cette situation, il a lancé Service Bureau REPman. Le Bureau offre aux clients REPman les services d’adjointes à distance : encadrement dans l’utilisation de REPman, soutien administratif, suivis de rendez-vous, vérification de la conformité des dossiers clients, etc.

Solutions AGEman vient aussi d’ajouter à REPman une nouvelle version du module d’analyse de besoins financiers, rendu plus flexible. « Des conseillers nous reprochaient la rigidité de l’ancienne version », dit M. Brisson. Ces ajouts comprennent notamment une nouvelle présentation du rapport d’analyse de besoins du client, dont une page principale personnalisable. L’usager peut y insérer entre autres son image, son logo, un texte adapté et le nom de son agence.

Solutions AGEman offre aussi une nouvelle version du portail AGEman, qui permet aux conseillers de consulter leurs dossiers clients auprès d’un cabinet doté d’un système d’arrière-guichet qui utilise le format CITS (pour Canadian Insurance Transaction Standardization), développé par la Canadian Life Standards Association (CLIEDIS).

« À partir du portail, les conseillers peuvent voir leurs propositions en attente et le suivi qui en est fait, leurs relevés de commissions et le traitement de leur paie, leurs polices en vigueur et l’ensemble des dossiers en attente chez les assureurs, à jour dans le format CITS », énumère M. Brisson.

Partenaire de la future école numérique, iGeny a été fondée par le PDG du cabinet d’assurance et de services financiers Diversico, Daniel Guillemette. Il lancera le système de gestion des processus d’affaires iGeny dès l’automne. Il entend commercialiser à travers le Canada cet outil destiné aux cabinets d’assurance de personnes et de services financiers. Dès juin, il le mettra à l’essai dans son propre cabinet et auprès de quelques cabinets volontaires.

« C’est le nerf de la guerre pour un cabinet d’avoir la capacité de gérer ses processus d’affaires de façon structurée », soutient M. Guillemette. Les systèmes de gestion de clientèle comme ACT, Kronos ou REPman sont des bases de données statiques, poursuit-il. Le rôle du système de gestion des processus d’affaires agit sur ces données.

« iGeny permettra d’agiter le drapeau rouge s’il y a un problème de conformité, explique M. Guillemette. Par exemple, il est impossible de faire un changement de bénéficiaire de deux façons avec iGeny. En outre, un processus entamé lèvera une alerte s’il n’est pas terminé. »