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eDocs : des courtiers réalisent d’importants gains de temps et d’efficacité

par Hubert Roy | 01 novembre 2013 11h17

Le déploiement des eDocs commence à se faire au sein des cabinets de courtage du Canada. Tant les assureurs que les courtiers se disent satisfaits des gains de temps que cette innovation technologique leur apporte, sans compter l’économie de papier réalisée.
Le CSIO, qui déploie le projet à travers le Canada, a réalisé une vidéo dans laquelle des courtiers et des assureurs ont partagé leur expérience, pour démontrer les bénéfices des eDocs. Le Journal de l’assurance en a fait la recension.

Avec les eDocs, le courtier peut téléverser ses documents dans son système de gestion de courtage (BMS) qui les envoie directement dans le dossier du client. Les tâches manuelles s’en trouvent ainsi éliminées.

Jonathan Hunt, leadeur des outils aux courtiers chez RSA Canada, affirme que les eDocs apportent d’énormes bénéfices au courtage. « Le courtier n’a plus à envoyer de documents au client par la poste, par fax ou par courriel; les changements apportés dans le dossier d’un client sont intégrés automatiquement dans son BMS. Le courtier peut donc travailler plus efficacement », dit-il.

Rick Drescher, président du cabinet Affiliated Insurance, établi à Oakville, en banlieue de Toronto, dit qu’il peut économiser trois à quatre minutes par transaction grâce aux eDocs. « Avant, il fallait aller se connecter au portail de l’assureur et trouver le document du client, en faisant patienter le client au bout du fil. En plus, chaque assureur a un portail différent, ce qui pouvait compliquer la recherche. Avec les eDocs, ce n’est plus un problème », dit-il.

Brenda Rose, vice-présidente et associée du cabinet FCA Insurance Brokers, établi à Toronto, dit que ses courtiers économisent une heure depuis l’implantation des eDocs, un temps qu’ils peuvent consacrer à d’autres tâches. « Et ça, seulement à partir des quelques assureurs qui les ont adoptés. On s’attend à ce que les gains soient plus grands dans le futur. C’est le grand bénéfice des eDocs : le temps », dit-elle.

Les gains sont aussi importants pour les assureurs, affirme Sara McLennan, vice-présidente, markéting et services aux courtiers, chez Gore Mutual. « Nous avions l’habitude d’avoir un local réservé aux dossiers papier. Une équipe se consacrait à temps plein à la gestion de ces documents. Avec les eDocs, c’est chose du passé. Nous avons pu redéployer ces ressources vers d’autres initiatives générant des revenus et aider nos courtiers à écrire de la business », dit-elle.

Jonathan Hunt note d’ailleurs que les courtiers de RSA sont très enthousiastes d’utiliser les eDocs. « Les gains de temps font la différence, en plus de l’économie de papier, qui est un plus pour l’environnement. Les documents sont livrés dans un processus qui va de pair avec le flux de travail du courtier. En plus d’être plus efficaces, les courtiers peuvent être plus créatifs et donner un meilleur service à la clientèle », dit-il.

Rick Drescher donne d’ailleurs un exemple de cette créativité. « On peut utiliser le temps gagné pour avoir des discussions plus approfondies avec le client. On peut davantage prendre le temps d’étudier son dossier pour lui offrir des protections supplémentaires ou encore, simplement discuter avec lui pour apprendre à mieux le connaitre et développer davantage de liens », dit-il.

Pour Sara McLennan, les eDocs ont un impact énorme sur la confiance des consommateurs envers les courtiers. « Pour la première fois, les clients reconnaissent que les courtiers travaillent sur une plateforme technologique avancée. Ils savent que leur courtier aura immédiatement accès à leur dossier. Ils ne veulent pas se faire dire que celui-ci ne regarde pas le même document qu’ils ont entre les mains. Le eDoc devient un argument puissant pour faire croitre la confiance du consommateur envers le courtier », dit-elle.

Jonathan Hunt voit aussi un autre avantage aux eDocs : ils donnent aux courtiers un moyen de concurrencer les directs en termes d’efficacité. « Le courtier a toute l’info dont il a besoin au bout des doigts dans un environnement sécuritaire, et cette info est automatiquement attachée à ses systèmes », dit-il.

Brenda Rose voit aussi un bénéfice indirect permettant de concurrencer les directs. « On vient couper le temps que nos courtiers consacrent aux tâches administratives. On peut donc présenter un meilleur service, ce qui fait que nous sommes maintenant en mesure de concurrencer n’importe qui », dit-elle.

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