MENU

Les agents généraux pressent les assureurs d’adopter la souscription électronique

par Susan Yellin | 21 octobre 2014 09h00

Au Canada, si certains agents généraux effectuent en douceur la transition vers la souscription électronique, d’autres en sont encore aux anciennes méthodes et continuent même à entrer des renseignements manuellement. Lors de la dernière rencontre du Canadian Life Insurance EDI Standards Association (CLIEDIS), tenue à Toronto en septembre, des agents généraux ont pressé les assureurs de prendre les bouchées doubles en la matière.Al Knight, chef de service chez Edward Jones, souligne que tout se fait sur les tableurs d’Excel 2010 au sein de son organisation. « Ce n’est toutefois pas très convivial, car il faut demander à un tiers de reporter toutes les données dans le tableur. On se retrouve donc dans une situation où nous avons trois personnes qui reçoivent des demandes numérisées ou transmises par télécopieur et qui doivent entrer le tout dans le système. Ce n’est pas une façon très efficace de procéder ni d’utiliser le temps du personnel », dit-il.

M. Knight explique que son entreprise a consacré une bonne partie de l’été à essayer de créer son propre système interne, pour finalement confier le tout en sous-traitance à une firme spécialisée. Selon ce qu’il a dit à la réunion de CLIEDIS, ce n’était qu’une question de jours avant qu’Edward Jones passe pour de bon aux données électroniques. « Je m’attends vraiment à voir les choses bouger de façon remarquable. Nous disposerons de plus de données et nous travaillerons autrement », dit-il.

Prochaine étape

Pour beaucoup d’intervenants dans le domaine, il faut d’abord et avant tout des « données en attente » pour pouvoir travailler. Il s’agit en fait de données qui, transmises par voie électronique, constituent des demandes de souscription à traiter.

La plupart des assureurs ont déjà adopté la transmission électronique de telles données. La prochaine étape consiste à organiser une façon d’harmoniser les données traitant des polices en vigueur, c’est-à-dire des contrats déjà préparés et approuvés.

Tracey Cambridge, présidente de Global Pacific Financial Services, un agent général établi à Vancouver, dit disposer de données en attente depuis quelques années. Elle signale que Global Pacific se servait aussi de tableurs Excel pour saisir le nom et la date de naissance des clients. Maintenant que le tout peut être arrimé aux données en attente, l’agent général consulte les données de tous les assureurs à partir d’un seul et même système.

« Il reste du travail à faire, mais cela a le mérite de simplifier grandement la communication entre conseillers, distributeurs et assureurs, en plus d’éliminer tous les doublons. Notre travail est incontestablement simplifié. Nous espérons que les assureurs veilleront à simplifier le tout pour l’ensemble des agents généraux », dit-elle.

Michael Williams, président de CAILBA, un regroupement d’agents généraux canadien, et de BridgeForce, souligne que certains grands assureurs ont tracé la voie menant aux applications électroniques. Il cite notamment Canada-Vie, Financière Manuvie, Empire Vie, RBC Assurances et Transamerica Vie. Il invite néanmoins les compagnies à ajouter une pièce manquante, mais indispensable : le suivi de l’information vers les agents généraux.

À cet égard, M. Williams a évoqué l’exemple, réel, d’un courtier qui, récemment, a transmis une demande d’assurance et obtenu, trois jours plus tard, sa commission de 8 319,24 $. L’agent général n’a toutefois reçu la police que près d’une semaine après la livraison de la demande originale. Or, 10 jours après la réception, une lettre de l’assureur lui apprenait que le chèque du client était sans provision.

« Il y a eu un versement de commission, une délivrance de police, et c’est seulement plus tard que l’on entend parler du chèque sans provision et d’un remboursement de 8 319,24 $. C’est le genre de choses qui arrive quand un agent général doit travailler dans le noir, conclut M. Williams. Il faut que l’information revienne vers nos compagnies. C’est impératif. »

CLIEDIS veut agir

Tana Sabatino, spécialiste des services de mise en œuvre pour le compte de CLIEDIS, explique que l’envoi d’avis électroniques aux agents généraux figure parmi ses priorités de l’exercice en cours. Elle compte ainsi mettre fin aux problèmes similaires à celui que M. Williams a mentionné.

Parallèlement, elle voit actuellement à améliorer la standardisation des données en attente afin d’éliminer toute erreur et de faire en sorte que l’information transmise soit véritablement uniforme et fiable. Elle s’occupera ensuite de standardiser les données correspondant aux assurances en vigueur.

Mme Sabatino signale que l’objectif ultime consiste à maximiser l’automatisation. « Il est très difficile de modifier la façon de traiter les dossiers quand on travaille de façon aussi morcelée. Nous essayons de faire le nécessaire pour ne plus entendre un gestionnaire dire qu’il va aller sur le site de l’entreprise parce que c’est là qu’il trouvera la bonne information. »

CLIEDIS dit vouloir éliminer cette dépendance envers le travail fait « à la mitaine ». « Nous en avons assez de voir trois personnes en train de copier des données dans des tableurs. Nous allons éliminer ces vieilles dépendances et voir à une meilleure utilisation des ressources », dit Mme Sabatino

Mme Sabatino signale que, dans certains cas, il y a peu de conséquences à laisser tomber la demande par voie électronique pour entrer les données manuellement. Or, dans le cas d’agents généraux qui traitent de 20 000 à 50 000 demandes par année, un tel procédé peut virer au cauchemar. « Pour bien assister nos conseillers, nous avons besoin de cette information sur-le-champ », dit-elle.

Publicité