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Kronos et iGeny numérisent sur place les dossiers des cabinets

par Alain Thériault | 18 août 2014 09h00

Jean-François St-Pierre et Daniel Guillemette

Kronos Technologies et iGeny se sont associés dans un projet de numérisation mobile appelé ScanSquad. L’équipe offre aux cabinets indépendants, aux agents généraux et aux assureurs de numériser sur place leurs documents.

Le créateur de logiciels de relation client Kronos Technologies et le créateur de logiciels de conformité iGeny ont formé ce partenariat parce qu’ils décèlent un besoin important. ScanSquad permet aux cabinets de passer à un environnement sans papier. Sa technologie donne la possibilité à un cabinet de réduire les 5 500 pages d’un tiroir de classeur à 200 mégaoctets de mémoire sur un disque dur.

Chaque tiroir coute 600 $ à numériser (500 $ pour les clients de Kronos). « Dans nos projets pilotes, nous avons observé que le cabinet moyen compte environ 3 classeurs pour 9 tiroirs au total », a confié, en entrevue au Journal de l’assurance, le président de Kronos, Jean-François St-Pierre.

Les cabinets auront besoin d’aide pour passer au numérique, croit M. St-Pierre. « Sinon, ils empoisonneront leurs soirées et leurs fins de semaines à numériser des pages et des pages. Un conseiller qui avait commencé s’est découragé après plusieurs mois et nous a contactés. De notre côté, après une approche téléphonique et quelques questions, nous pouvons numériser tous les documents sur place dans un délai d’un à trois jours. »

Risque élévé d’erreurs

Pour l’avoir vécu en achetant à ce jour 20 clientèles pour le compte de son cabinet, le président d’iGeny, Daniel Guillemette, sait qu’on ne peut s’improviser préposé à la numération numériseur sans un risque élevé d’erreurs. Parmi ces risques, celui de produire des documents illisibles ou d’enregistrer un dossier avec des feuilles manquantes. « Si cela vous arrive et que vous n’avez pas conservé vos papiers, vous êtes dans le trouble. ScanSquad applique un processus rigoureux qui prend des années à bâtir. Il y a des façons de nommer et de classer les documents ainsi que de vérifier que toutes les feuilles sont passées », dit-il.

Outre la rigueur, il y a une façon de numériser pour atténuer le poids des données. « Entre un document de 3 et de 30 mégaoctets, vous ne verrez pas la différence, mais cela vous coutera de l’espace disque », souligne M. Guillemette.

Après avoir numérisé 6 millions de pages, Daniel Guillemette s’est retrouvé avec une masse de données de 1 téraoctet (un billion d’octets). M. Guillemette croit que celle-ci aurait été moins grande s’il avait su dès le départ numériser de façon optimale, comme le lui a ensuite enseigné l’expérience.

À peine 1 cabinet sur 10

Le marché potentiel est important, car le degré de numérisation des cabinets est faible, dit Jean-François St-Pierre. « De 30 % à 40 % des cabinets utilisent une base de données pour la gestion de leur clientèle, mais c’est trompeur. Ceux dont les documents sont numérisés et entrés dans un système de façon intégrée comptent pour une proportion inférieure à 10 % », a-t-il révélé. Pour l’heure, ScanSquad pourra intégrer en un point dans le système tous les documents qui se rapportent à un client, pour les cabinets qui utilisent Kronos.

M. St-Pierre évoque certains facteurs qui ont freiné la numérisation des cabinets. « Il y a souvent incapacité des systèmes existants de relier de façon intelligente le dossier au client. On peut avoir un logiciel de gestion de la clientèle sans qu’il y ait intégration des documents à la base de données », explique-t-il. Des conseillers placeront, par exemple, les dossiers numérisés sur leur ordinateur, mais ils demeureront indépendants du logiciel de gestion de la clientèle.

Accès direct

ScanSquad propose au contraire de classer les documents numérisés dans le système de gestion de la clientèle. Le tout est fait de façon à ce que le conseiller puisse accéder à un compte client et, du même coup, à tous les autres documents qui y sont associés, explique M. St-Pierre.

Pour l’instant, seuls les bureaux équipés de Kronos peuvent bénéficier de cette intégration complète, mais ce sera bientôt le cas de ceux qui utilisent le système iGeny. ScanSquad envisage de développer cette capacité pour d’autres systèmes si des cabinets en font la demande, ajoute M. St-Pierre.

Les partenaires s’activent à trouver des clients potentiels. ScanSquad a rencontré récemment une compagnie d’assurance dont le département de numérisation est débordé. Elle a accueilli sa présentation avec enthousiasme.

M. Guillemette croit que des commandes viendront des assureurs dont le personnel affecté à la numérisation et au classement est déjà accaparé avec le flot quotidien de paperasse. « Pour nous, il ne faut que deux ou trois semaines pour numériser 700 000 pages en raison de la force de nos processus et de la qualité du matériel, estime le président d’iGeny. Pour le client que nous avons rencontré, c’était incroyable qu’on puisse le faire en si peu de temps. »

Jusqu’en Côte d’Ivoire

Le numériseur mobile ciblera éventuellement d’autres marchés que celui de l’assurance. « Nous avons été sollicités par les archives du secteur de l’éducation du Gouvernement de Côte d’Ivoire », a révélé M. Guillemette.

ScanSquad offre de plus à ses clients de gérer eux-mêmes leur numérisation numériseurs . Directrice des communications de Kronos aussi impliquée dans le développement de ScanSquad, Marie-Christine Leblanc rappelle que le papier continuera de s’accumuler après le passage de sa firme. « ScanSquad offre un service conseil personnalisé qui permet au conseiller et aux adjoints de traiter les documents qui surviendront par la suite, de savoir comment les numériser, mais aussi de savoir comment les intégrer à leur système », explique-t-elle. Au cout de 125 $ l’heure, le service pourra les guider dans l’achat, l’installation et l’utilisation d’un numériseur.

ScanSquad débute dans le marché et vise la rentabilité dans un horizon d’un à deux ans. L’entité teste le marché tel un projet pilote. Kronos a pris le développement du markéting et du site Web. « Au jour un, le site www.scansquad.ca a enregistré 800 visiteurs uniques », a révélé Mme Leblanc. L’entité demeure pour l’instant un projet en partenariat et n’est pas incorporée.

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