Les cabinets de courtage en assurance de dommages membres de leur association provinciale ont désormais accès, à prix réduit, à une plateforme numérique vouée à la conformité aux lois et règlements encadrant l’industrie.
Peu avant la tenue du 50e congrès annuel de l’organisme, en novembre dernier à Montréal, le Regroupement des cabinets de courtage d’assurance du Québec (RCCAQ) a annoncé un partenariat avec FAGA Solutions pour l’accompagnement des cabinets, tant en matière de conformité que de vente et acquisition.
Cette firme a développé la plateforme web d’audits QFORMIT, spécialisée en assurance. La plateforme est accessible pour l’équivalent du coût d’un forfait de téléphone cellulaire, indique le RCCAQ.
On souligne aussi que l’adhésion à la plateforme QFORMIT est assujettie aux critères d’admissibilité à l’Initiative de transformation numérique. Ce programme du RCCAQ a reçu une subvention de 3,7 M$ en février 2022 afin d’accompagner les cabinets dans leur transformation numérique.
En entrevue avec le Portail de l’assurance, Jonathan Palmaerts, président de FAGA, dit avoir créé une plateforme simplifiée qui offre une formule « clé en main » aux cabinets pour assurer le suivi de la conformité. « Les cabinets ont tous le devoir de vérifier leurs dossiers sur leurs employés », dit-il.
Le cabinet peut ainsi documenter toutes les activités pour lesquelles il doit rendre des comptes, soit à l’assureur ou à l’organisme de réglementation. « La plateforme est simple, ça prend 30 minutes de formation avec nous », ajoute M. Palmaerts.
L’Autorité des marchés financiers demande par exemple de valider le nombre d’audits faits, la nature des dossiers audités, le nombre de vérifications faites par personne par année, etc. « Nous sommes capables de démontrer cela, il y a des tableaux personnalisés qui sont fournis aux clients, des tableaux de bord de gestion, ils peuvent forer les données », précise-t-il.
De son côté, son collègue Denis Moisan, vice-président et fondateur de l’entreprise, indique que l’information ainsi compilée devient utile lorsque l’Autorité vient mener une inspection du cabinet. Elle peut aussi servir à améliorer la performance et la productivité de l’entreprise.
Par exemple, si l’on constate que le représentant n’inscrit pas suffisamment de notes dans ses dossiers, « le courtier peut le lui souligner ou encore il peut le diriger vers une formation spécifique sur le sujet », note M. Moisan.
La plateforme QFORMIT a été bâtie à partir des années d’expérience de Denis Moisan comme inspecteur au sein de la Chambre de l’assurance de dommages. Durant l’entretien avec le Portail de l’assurance, il répète à plusieurs reprises l’importance de collaborer avec les inspecteurs de l’Autorité.
« Si le cabinet collabore avec l’AMF, ça fait une équipe extraordinaire, parce que ce qu’ils veulent, c’est que tu sois conforme, ils ne sont pas là pour te blâmer. Ils font des constats, tu corriges les choses, vous travaillez ensemble, tu en ressors plus fort », indique M. Moisan.
Processus simplifié
La valeur ajoutée vient grâce à la simplification du processus, renchérit Jonathan Palmaerts. Des cabinets compilaient des données dans des chiffriers et se retrouvaient « avec un système difficile à soutenir et à faire évoluer. Avec notre plateforme web, on s’assure que les questions évoluent dans le temps en fonction des nouvelles tendances en inspection ».
Le volet conformité de l’entente avec le RCCAQ est du type clé en main, insiste Jonathan Palmaerts. Cet aspect est notamment fort utile pour les cabinets en démarrage, car l’accent est mis sur les ventes lors des premiers mois d’exploitation.
« Si tu n’as pas de politique, voici le point de départ qui te permettra d’alléger ta pratique. Après cela, tu pourras te concentrer sur tes activités, mais fais-les bien en suivant le guide qu’on te propose », dit-il.
FAGA Solutions peut aussi intervenir à cet égard en réalisant un diagnostic préalable sur les manquements qui pourraient être constatés lors d’une inspection de l’Autorité.
Le manuel des politiques et procédures soumis par FAGA fait près de 250 pages, précise-t-il. Le traitement des plaintes est l’un des éléments récemment modifiés dans ce manuel en fonction des nouvelles tendances d’inspection de l’Autorité.
« Chaque fois que nous rencontrons un cabinet, oui, on peut faire une analyse, mais on est là pour lui fournir les outils qui lui permettront d’être correct quand nous ne sommes plus là, en faisant évoluer son manuel des politiques et procédures qui est à jour », indique M. Palmaerts.
Denis Moisan insiste concernant la mise à jour constante du manuel. Selon lui, il ne suffit pas d’ajouter une page dans le manuel. « La procédure doit circuler chez les employés et donner de la formation au besoin. Il faut être en mesure de démontrer qu’on a fait le suivi des changements auprès des employés », dit-il.
Parmi les autres éléments qui suscitent davantage de curiosité de la part des inspecteurs de l’Autorité, Jonathan Palmaerts cite les plans de continuité des affaires et les clientèles vulnérables.
Vente et acquisition
L’autre volet du partenariat avec FAGA Solutions est d’offrir la possibilité à un membre du RCCAQ d’être accompagné lorsqu’il envisage acquérir une autre entreprise ou un volume d’affaires en assurance de dommages et services financiers, ou encore établir sa valeur en vue d’une vente.
Ce travail de facilitateur de FAGA a permis, selon le décompte rapporté par le RCCAQ, des transactions de différentes tailles tant au Québec qu’au Canada pour un volume de 310 millions de dollars (M$) au fil des ans.
Parmi les transactions de 2023 où la présence de FAGA comme facilitateur a permis de conclure une vente, M. Palmaerts cite celles menées par Lemieux Assurances en Montérégie au début de l’automne dernier, et une autre faite par Lemieux Assurances en Mauricie en avril 2023. La firme a aussi participé à l’expansion récente du cabinet J. Gérard Fortin et Associés en novembre dernier.
Selon Jonathan Palmaerts, la reprise d’un cabinet par la relève est un type de transaction complexe qui peut nécessiter la présence d’un facilitateur. Le financement de la transaction est parfois compliqué. Les fondateurs du cabinet qui désirent se retirer ne veulent pas toujours rester actionnaires pendant des années, le temps que les acquéreurs règlent le solde de la transaction.
La firme de consultants peut aussi aider le propriétaire du cabinet à faire le diagnostic de la structure de son organisation. Le dirigeant débordé préfère souvent se concentrer sur les tâches de courtier, mais la croissance de son entreprise ne peut se faire sans l’apport d’un gestionnaire qualifié.
« Si vous voulez garder votre entreprise, peut-être pour avoir une meilleure qualité de vie, on peut vous suggérer d’embaucher une ressource particulière, ou de vous restructurer. On peut trouver d’autres gens qui peuvent vous aider », explique M. Palmaerts.
