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COVID-19 : l’industrie de l’assurance se met en mode télétravail

par Hubert Roy | 13 mars 2020 15h40

Photo : Freepik

La menace d’une propagation plus large du coronavirus a incité plusieurs employeurs en assurance à adopter le télétravail.

C’est le cas de Matthieu Préfontaine, président du cabinet de courtage M2 Assurance. Dès vendredi 13 mars, ses 20 employés étaient en mode télétravail. Sur le réseau social LinkedIn, il a d’ailleurs enjoint ses collègues courtiers à faire de même en participant à l’effort collectif en cours pour ne pas propager le virus.

Il n'est pas le seul courtier en assurance de dommages au Québec à agir de la sorte. Chez Fort Assurances et avantages sociauxon demande aux employés de travailler de la maison. « Le tout se fait façon progressive, a expliqué son PDG, Stéphan Bernatchez, au Portail de l'assurance. On a débuté par les personnes ayant des problèmes de santé, les femmes enceintes et les voyageurs qui sont de retour de l’extérieur. »

Chez Invessa, des mesures ont aussi été déployées afin de permettre aux gens ayant de jeunes enfants ou d'autres contraintes de pouvoir travailler de la maison. « Nous fournissons tous le matériel nécessaire en ayant fait des provisions, car à l’heure actuelle, il est difficile d’en obtenir. Il en est de même pour ceux qui reviennent d’un séjour à l’extérieur. Aussi, les gens ayant prévu des vacances à l’extérieur ont tout annulé, a expliqué son président Jean-François Trudel, qui a lui-même annulé un déplacement à l'extérieur. Nous suivons le tout. Nous nous adapterons selon les besoins et les consignes. »

M. Trudel a aussi fait part de l'une de ses préoccupations dans le contexte actuel. « Comment les assureurs appliqueront-ils leurs règles ? Comment la déontologie sera-t-elle appliquée ? Je me pose ces questions dans la mesure où les effectifs demeurent à 80-90 % de leur efficacité. On peut se débrouiller, mais qu’arrivera-t-il si le taux d’absentéisme prenait des proportions importantes ? », a-t-il soulevé, en indiquant avoir déjà discuté de la question avec ses principaux assureurs.

Du côté de Plan B Solutions d'assurances et Bouchard & Associés Solutions d’assurances, son président Patrick Bouchard a mis en place vendredi des mesures pour ses employés ayant des enfants d'âge préscolaire. La mesure touchait ainsi 6 de ses 23 employés. Toutefois, devant l'évolution de la situation, il a confié au Portail de l'assurance qu'il état probable, que lundi, tous ses employés soient en mode télétravail.

« Nous avons stocké des fils réseaux pour faciliter le branchement des ordinateurs de l’entreprise chez les employés au cas où d’autres employés devaient retourner à la maison si un membre de la famille est malade. Comme nous sommes en téléphonie IP avec Foneco, c’est un jeu d’enfant d’installer tous ces gens à la maison », a-t-il indiqué au Portail de l'assurance.

Chez Gaudreau Assurances, un plan a aussi été mis en place. « Tout le monde revenant de voyage est à la maison », a dit son vice-président Vincent Gaudreau. Dans la journée de dimanche, le cabinet a décidé de fermer ses bureaux au public à compter de lundi. « Seuls les clients disposant d’un rendez-vous pourront être reçus, a indiqué le cabinet dans un avis à sa clientèele, et dont le Portail de l'assurance a obtenu copie. Durant cette période, le service est assuré par téléphone et par courriel. Des délais de traitement supplémentaires peuvent cependant être occasionnés. »

Du côté d'AMR Assurances Multi-Risques, on offre aussi le télétravail. « Dès lundi 16 mars, plusieurs courtiers seront en télétravail », a indiqué son président Christopher Johnson.

D'autres cabinets de courtage ont aussi privilégié cette option, notamment Assur 360, Ostiguy & Gendron AssuranceLMBF, Assuruni et BC Assur. Dans ce dernier cas, le cabinet a nommé l'un de ses courtiers, Patrick Dupuis, comme coordonnateur de la gestion liée à la COVID-19.

Chez MP2B Assurance, les rencontres professionnelles de tout type sont suspendues de façon temporaire. « Nous sommes en mesure de faire ces rencontres de façon virtuelles à l’aide de notre service de téléconférence. Nous demandons également à nos employés de travailler à distance, lorsque possible. Notre bureau demeure ouvert pour l’instant, mais nous demandons à nos clients n’ayant pas de rendez-vous ou de documents originaux à venir chercher de ne pas se présenter au bureau de MP2B. Nous avons mis en place un service de courrier spécial afin de vous assurer la livraison de vos documents. le cas échéant. Nous vous rappelons que les paiements par virement bancaire sont un moyen fiable et sécuritaire d'effectuer les paiements de vos polices », indique le cabinet de courtage dans un avis destiné à sa clientèle et partagé sur les réseaux sociaux.

Chez Lussier Dale Parizeau, un comité spécial a été mis en place pour surveiller l'évolution de la situation. Le cabinet dit aussi provilégier le service à distance pour servir sa clientèle. De plus, toutes rencontres d’affaires tels que les formations, conférences, séminaires, salons professionnels, ont été annulées de façon à limiter les risques. 

Chez Lareau Courtiers d'assurances, on a fait le choix de fermer les succursales, et ce, pour une durée indéterminée. Les employés du cabinet peuvent être joint par téléphone, a indiqué l'entreprise dans un avis diffusé sur les réseaux sociaux. Même chose du côté de La Turquoise et de PMT Roy, qui ont annoncé lundi avoir fermé l’accès au public de leurs bureaux pour une durée indéterminée. Les clients des deux cabinets seront servis par courriel et par téléphone.

D'autres cabinets de courtage ont aussi fait le choix de ne pas permettre au public de se présenter en personne, notamment OVC Assurances, Geska Assurances et Assurances Cécyre.

Lemieux Assurances a choisi de garder ses portes ouvertes. Les horaires de ses bureaux ont été réduites pour le public. Depuis lundi, la consultation sur place est possible du lundi au vendredi de 8h à 17h, et ce, jusqu'à nouvel ordre.

Ce que font les grands cabinets

Chez BFL CANADA, des mesures de prévention ont été mises en place à travers ses succursales partout au pays. « Nous avons veillé à ce que le télétravail soit accessible à tous nos employés. Nous avons aussi suspendu tout voyage d’affaires non essentiel jusqu’à nouvel ordre. De plus, nous avons amélioré les protocoles d’hygiène au sein de nos bureaux. Enfin, nous surveillons en permanence ceux qui ont été en contact avec une personne à risque ou infectée par le virus et veillons à prendre les mesures appropriées dans ces situations », a indiqué Amélie Hogue, chef d’équipe – communications corporatives, du cabinet de courtage.

Aon encourage « fortement » ses employés à travailler à distance, a expliqué Stéphane Lespérance, président de la division risques commerciaux et solutions de santé pour le Canada. « Nos opérations ne sont pas interrompues. Nos employés sont équipés de façon adéquate pour soutenir les besoins de nos clients », a-t-il précisé au Portail de l'assurance.

En assurance vie

Un assureur de personnes a aussi opté pour le télétravail. Il s'agit d'UV Assurance. Son PDG Christian Mercier a relaté au Portail de l'assurance que son entreprise a débuté le déploiement des employés en télétravail la semaine dernière. « Nous sommes à 55 % en date de dimanche 15. Nous devrions être au delà de 85 % d’ici quelques jours. » L'assureur a finalement atteint ce cap mardi midi, a précisé M. Mercier. 

Du côté d'IDC WorldSource, l'agent général limitera jusqu'au 31 mars l'ensemble des réunions externes et avec des tiers. « Nous encourageons les associés à plutôt tenir des réunions virtuelles, si possible. Nos pratiques actuelles restent les mêmes, mais si le besoin s'en fait sentir, nous pouvons mettre en œuvre notre plan de continuité des activités et faire en sorte que nos travailleurs puissent travailler dans différents bureaux ou à domicile, de sorte que nous puissions continuer de vous fournir notre niveau de service habituel », a indiqué la compagnie dans un avis.

Chez SFL Gestion de Patrimoine Laval, le cabinet ets passé en mode numérique vendredi dernier, dit sa directrice principale, planification financière et fiscalité, Shirley Marquis. « Diverses mesures adaptées ont été entreprises. Nous prenons la situation au sérieux et avons à gérer la crise sanitaire mais aussi financière! », a-t-elle indiqué au Portail de l'assurance.

Des fournisseurs prennent aussi des mesures

Chez Technologie Keal, les bureaux de Montréal, de Concord, en Ontario, et du siège social du propriétaire Vertafore à Denver, au Colorado, seront fermés. Tous les employéss seront en mode télétravail. 

Applied Systems a misé sur un accès 24 heures sur 24 pour que leurs clients courtiers les joignent. Le coronavirus ne devrait pas retarder la mise en ligne de fonctionanlités, a laissé savoir l'entreprise technologique. Le fournisseur de systèmes de gestion de courtage (BMS) a toutefois donné comme consigne à ses employés de ne pas faire de voyages à l'étranger, ni de tenir de rencontres en face-à-face avec des gens qui ne sont pas des employés de l'entreprise. Les participations à des congrès ou rassemblements ont aussi été annulés. Les employés d'Applied ont aussi été invités à faire du télétravail, a fait savoir l'entreprise au Portail de l'assurance.

Même chose du côté d’April Canada. Les 100 employés du grossiste travailleront de la maison dès le matin du lundi 16 mars, a confirmé son directeur général Sébastien Gabez, au Portail de l’assurance.

Autre grossiste, CHES Solutions spécialisées a aussi pris des mesures. Depuis lundi, les employés de l'entreprise travaillent de la maison. « Durant cette période, le service est assuré par téléphone et par courriel. Des délais de traitement supplémentaires peuvent cependant être occasionnés », a fait savoir le grossiste.

Du côté de Groupassurles bureaux de l'entreprise sont présentement fermés à la clientèle et ses rencontres clients sont annulées. « Nous sommes déjà organisés pour que tous nos employés fassent du télétravail. C’est ce que nous prioriserons pour les prochaines semaines. Nous demandons aussi à nos courtiers de porter une attention particulière au changement de risque que cette période peut engendrée et de nous tenir au courant », a précisé le grossiste dans un avis distribué à ses courtiers clients.    

Chez SouthWestern, les employés du grossiste en Ontario travaillent de la maison depuis le 12 mars. Ceux du Québec font de même depuis le 16 mars, a révélé sa drirectrice pour le Québec Josée Toupin, au Portail de l'assurance.

Du côté de SCMle personnel a été avisé de faire du télétravail dès jeudi 12. « Nous avons aussi émis des directives précises sur les précautions à prendre et des instructions pour nos clients et notre personne », a indiqué Samir Hasbani, directeur d'Opta et du Service d’inspection des assureurs incendie.

Au sein de la bannière AssurExperts, 24 employés sont en télétravail, soit 75 % de son effectif. Les réunions impliquant les dirigeants de l'entreprise ont toutefois été reportées.

Au Bureau d'assurance du Canada, division Québec, les bureaux de Montréal de l'organisme ne recevront plus de visiteurs, et ce, jusqu’à nouvel ordre. Il en va de même au Groupement des assureurs automobiles. L'organisme ne reçoit plus de visiteurs pour des consultations du Fichier central des sinistres automobiles, pour le Centre d’information sur les assurances, ou toute autre visite, et ce, jusqu’à nouvel ordre. Les gens sont invités à communiquer par courriel ou via le Web pour discuter avec un agent d'information.

À la Chambre de l'assurance de dommages, le télétravail est demandé à l’ensemble de ses employés« Pour l’instant, ces mesures n’affectent pas son offre de services ni ses opérations. Toutefois, certaines activités pourraient être ralenties ou reportées », a indiqué l'organisme dans un avis envoyé à ses membres et dont le Portail de l'assurance a obtenu copie.

Le Regroupement des cabinets de courtage d'assurance du Québec (RCCAQ) a aussi fait savoir qu'il serait en mode télétravail pour les deux prochaines semaines. Cette mesure est en vigueur depuis lundi 16 mars.

Le réassureur Scor a demandé à ses employés de prioriser les vidéoconférences et d'éviter les voyages, ainsi que les grands regroupements, comme les congrès. Les employés de Scor ont aussi été invités à travailler de chez eux.

Un cabinet d'avocats partage ses pratiques

Ayant plusieurs entreprises clientes en assurance, le cabinet d'avocats Lavery a partagé ses pratiques à la suite de l'éclosion de la COVID-19. Ses quatres bureaux au Québec (Montréal, Québec, Sherbrooke et Trois-Rivières) restent ouverts et ses employés sont en mesure de poursuivre les opérations, que ce soit sur les lieux avec des mesures sanitaires renforcées ou à distance de manière sécuritaire.

Toutefois, tous les voyages d’affaires à l’extérieur du Québec, peu importe la destination, ont été annulés ou reportés jusqu’à nouvel ordre. Ceci inclut les voyages prévus pour des rencontres clients ou pour la participation à des conférences ou autres évènements professionnels. Aussi, tous les voyages personnels à l’extérieur du Québec, peu importe la destination, sont assujettis aux recommandations d’usage des autorités officielles et font l’objet de mesures de précaution (isolement volontaire ou autre) avant tout retour au travail.

Par ailleurs, tous les évènements internes, incluant les formations, les conférences et tout autre événement organisé au cabinet sont annulés jusqu’à nouvel ordre. La participation aux évènements de nature professionnelle à l’extérieur du cabinet (formations, colloques, assemblées, cocktails, évènements sportifs et sociaux, etc.) n’est pas recommandée et la participation à ceux comportant plus de 25 personnes n’est pas autorisée jusqu’à nouvel ordre. 

« Nous avons demandé aux membres de nos équipes d’effectuer toutes les rencontres avec des clients ou partenaires d’affaires par conférence téléphonique ou par conférence virtuelle. Dans l’éventualité où une rencontre client doit avoir lieu en personne de façon exceptionnelle, nos réceptionnistes ont reçu instructions de demander aux visiteurs de s’enregistrer afin de nous permettre de faire les suivis requis, au besoin », peut-on lire dans une note destinée à sa clientèle, et dont le Portail de l'assurance a obtenu copie. 

Évènements repoussés

Chez Promutuel Assurance, le mois de mars est syonyme d'assemblées générales annuelles au sein de ses mutuelles. Celles-ci ont toutes été annulées, a fait savoir l'assureur, qui a aussi réduit l'accès à ses succursales et bureaux. Pormutuel anticipe aussi qu'il pourrait y avoir des délais dans son offre de services au cours des prochaines semaines. 

L’Association pour la relève en assurance du Québec (LARAQ) tient de nombreux évènements de réseautage dans l’année. Toutefois, vu les risques de contagion et afin de suivre les recommandations du gouvernement du Québec, l’organisme repousse tous ses évènements à des dates ultérieures, qui n’ont pas encore été déterminées.

« La sécurité et la santé de tous sont primordiales. Dans cette optique, nous souhaitons de tout cœur que la situation se termine rapidement. Nous vous reviendrons dès que nous aurons la conviction que la tenue de nos événements n’occasionnera pas de risque pour les participants », a fait savoir le président de son conseil d’administration Jean-François Parisien.

L’Institut d’assurance a aussi confirmé le report de son gala annuel de Montréal, qui était prévu le 19 mars. Du côté de WICC-Québec, un déjeuner-bénéfice prévu le 8 avril a été annulé. Le Regroupement des cabinets de courtage d'assurance du Québec (RCCAQ) a aussi annulé trois évènements prévus à sa prochaine tournée régionale qui devait s'amorcer en avril. Le gouvernement québécois a d’ailleurs demandé à tous les organisateurs d’évènements publics intérieurs de plus de 250 personnes de les annuler.

À Québec, les organisateurs de la Semaine numériQC ont annoncé qu’ils ne tiendraient pas la cinquième édition de l’évènement prévue du 16 au 26 avril prochain. Les billets de l’édition 2020 seront automatiquement transférés pour l’édition 2021.

« Nous avons rigoureusement analysé diverses options, dont la tenue d’un évènement entièrement numérique avec nos conférenciers. Mais avec le peu de temps à notre disposition pour livrer un produit de qualité, à la hauteur des évènements antérieurs, et devant l’incertitude causée par la multiplication des cas de COVID-19, cette avenue n’était plus viable. On se donne donc rendez-vous du 6 au 16 avril 2021 », a commenté Dominic Goulet, directeur général de Québec numérique.

NOTE DE LA RÉDACTION : Cet article sera mis à jour périodiquement au cours des prochaines heures et des prochains jours.

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