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CAILBA développe une solution pour répondre aux exigences croissantes de conformité

par Vicky Poitras | 09 novembre 2010 20h36

Le Canadian Association of Independent Life Brokerage Agencies (CAILBA), l’association des agents généraux canadiens, travaille à introduire une solution pour aider ses membres à traiter la croissance des exigences en conformité.C’est ce qu’a dévoilé publiquement pour la première fois Peter Lamarche, président de l’organisme, lors d’un panel tenu au Congrès de l’assurance et de l’investissement 2010, qui s’est déroulé au Palais des congrès de Montréal, le 9 novembre dernier.

Au cours des dernières années, les agents généraux ont eu à composer avec de nombreuses nouvelles exigences en matière de conformité, a dit M. Lamarche, qui est aussi président de l’agent général Blonde and Little Financial Services. Il a entre autres relevé la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Liste nationale des numéros de téléphone exclus, les règles sur les efforts de lutte contre le blanchiment de l’argent et la divulgation d’information.

De plus, les autorités de règlementation prévoient bientôt publier une version préliminaire sur la règlementation des agents généraux, a-t-il ajouté. M. Lamarche a aussi fait remarquer que les assureurs intensifient la pression sur les agents généraux en exigeant des vérifications de leurs politiques et des procédures de conformité.

Question de premier plan

« La prolifération de litiges que les activités d’assurance génèrent fait aussi de la conformité une question de premier plan pour les agents généraux. Au cours des dernières années, les litiges semblaient se limiter au domaine des titres. Toutefois, nous en voyons de plus en plus », a-t-il affirmé.

Tous ces facteurs ont rendu « douloureusement évident » le fait que les agents généraux doivent avoir des programmes établis en matière de conformité. Toutefois, leur conception et leur mise à jour prend du temps et de l’argent, ce qui s’avère onéreux pour de nombreux agents généraux. Plutôt que laisser ses membres se débrouiller seuls avec le problème, le conseil d’administration de CAILBA a pris la décision d’agir et a ainsi accepté de poursuivre une initiative pour concevoir une boite d’outils de conformité.

Cette boite d’outils sera un service offert aux 50 membres de CAILBA, qui représentent de 75 % à 80 % de toute la production du réseau de distribution indépendant au Canada. En quatre étapes, ce projet fournira d’abord aux membres agents généraux un ensemble de documents, de politiques et de procédures génériques conformes qu’ils pourront utiliser en réponse à toute question relative à la conformité.

La boite d’outils permettra ainsi aux agents généraux de taille modeste à prendre les formulaires et contrats qu’ils utilisent et à y insérer le nom de leur entreprise. Ils pourront aussi adopter toutes les recommandations des manuels de procédures et les mettre en pratique pour obtenir une base très solide pour élaborer leur propre module de conformité interne, a expliqué M. Lamarche.

Il explique que la boite d’outils de conformité pourrait faire économiser aux membres de CAILBA une somme considérable. M. Lamarche estime qu’un agent général individuel aurait à débourser entre 50 000 $ à 100 000 $ uniquement pour rassembler l’information nécessaire à ses besoins de conformité. Pour les membres de la CAILBA qui voudront accéder au matériel de conformité, il n’y aura aucuns frais supplémentaires que la cotisation annuelle.

Le lancement prévu de cette étape du projet est le printemps 2011. À ce moment, les documents ne seront pas disponibles en français et ne seront pas adaptés en fonction de la règlementation du Québec. M. Lamarche ignore si ce travail sera éventuellement fait. Jusqu’à maintenant, CAILBA compte peu de membres au Québec.

Il précise que les agents généraux d’importance ont généralement des programmes de conformité en place. Ces derniers appuient quand même le projet de CAILBA, puisqu’ils lui accordent une valeur à titre de repère à utiliser afin de comparer leurs propres systèmes.

La deuxième étape du projet consistera à fournir des consultations continues de soutien et de personnalisation du programme de conformité à une agence. La troisième étape portera sur la révision et la mise à jour des renseignements contenus dans la boite d’outils. Et, la quatrième étape visera à concevoir une attestation de conformité aux normes décernée par CAILBA.

Selon M. Lamarche, si CAILBA peut faire cheminer ce projet jusqu’à ce point avec succès, les agents généraux pourraient tirer profit d’une attestation de conformité auprès des assureurs afin d’obtenir de meilleurs services, des meilleurs temps de traitement et peut-être une meilleure rémunération. Les conseillers apprécieraient aussi, selon lui, travailler pour une agence générale qui détient une telle accréditation.

M. Lamarche déclare que l’approche de CAILBA en matière de conformité en est une de gestion de risques. « Nous pouvons ne pas apprécier les changements que nous devons faire. Nous pouvons ne pas nous en réjouir. Nous pouvons ne pas aimer les litiges et la responsabilité, mais nous sommes mieux d’y répondre. »

Il a ajouté que les agents généraux devraient répondre du point de vue de la gestion du risque commercial à ce problème. « Si jamais vous avez déjà été impliqué dans quoi que ce soit lié à une plainte d’un client relative à la conformité ou à un litige, vous savez que ces couts se soustraient directement de vos résultats », dit-il.

Pourquoi les conseillers s’intéresseraient-ils à ce projet? M. Lamarche dit qu’en matière de conformité, les conseillers et leurs agents généraux sont pris dans le même bateau. « Il y a une responsabilité du fait d’autrui entre les conseillers et leurs distributeurs. Si votre distributeur est mal organisé et n’a aucun processus ni procédure en place, vous devriez être inquiet », dit-il.

M. Lamarche a ajouté qu’il est naturel que les agents généraux et les conseillers résistent au fardeau croissant de la conformité. Il leur recommande toutefois de ne pas tarder à mettre les procédures nécessaires en place. « Je vous suggère de bien examiner la façon dont vous exercez vos activités et de vous demander si advenant une poursuite prochaine ou une contestation de vos pratiques, elles passeraient le test auprès d’un tiers », dit-il.

M. Lamarche a aussi divulgué que CAILBA travaille sur un autre projet en vue de faciliter la vie des agents généraux qui ont récemment été inondés d’une multitude de sondages sur la conformité de la part de différents assureurs.

« De concert avec la l’Association canadienne des compagnies d’assurances de personnes (ACCAP), nous travaillons maintenant à l’ébauche d’un sondage de vérification commun auquel toutes les compagnies d’assurance s’abonneraient. » L’objectif de ce projet est de permettre aux agents généraux de remplir un sondage qui serait ensuite accessible à toutes les compagnies d’assurance avec qui ils font affaires.

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