Couvrant la période du 1er octobre 2019 au 30 août 2022, le rapport d’inspection de l’Autorité des marchés financiers montre que l’important taux de roulement du personnel a eu un impact sur le bon fonctionnement des activités de la Chambre de l’assurance de dommages. 

La Chambre a rendu public le rapport de l’Autorité sur son site Internet le 20 juillet dernier. « La Chambre a connu des enjeux de main-d’œuvre, dont un important taux de roulement du personnel », peut-on lire dans les faits saillants du rapport de l’Autorité.

« Plusieurs postes clés ont été vacants, ce qui a occasionné une perte de l’expertise, surtout au Bureau du syndic, à la direction générale et au service de l’administration, finances et TI. » Les travaux d’inspection du volet « finances » ont été plus difficiles, souligne l’Autorité. 

Achat de biens et services 

Le rapport comprend 12 recommandations, doit trois ont une priorité élevée, c’est-à-dire à réaliser dans un délai maximal de six mois. Parmi celles-ci, l’une des recommandations faites par l’Autorité dans son rapport précédent, qui couvrait la période de janvier 2016 à septembre 2019, n’a pas été mise en œuvre.

Cela concernait la politique d’achat de biens et de services, à propos de laquelle la Chambre doit prendre les mesures nécessaires afin d’en respecter toutes les dispositions.

Les deux autres recommandations ciblées comme ayant une priorité élevée sont les suivantes : 

  • la Chambre doit transmettre à l’Autorité en temps opportun les modifications à ses politiques et ses règles de fonctionnement selon les modalités du plan de supervision conclu entre l’organisme et l’Autorité;
  • la Chambre doit rehausser ses mesures de contrôle interne pour le volet financier.

Les neuf autres recommandations sont marquées d’une cote de priorité moyenne, lesquelles exigent des mesures correctives dans un délai maximal de 12 mois. 

Bureau du syndic 

Un nouveau syndic a été nommé en mai 2022. L’Autorité constate que la structure a été l’objet d’une révision en profondeur depuis l’entrée en fonction de Yannick Chartrand. « Puisque cette révision est très récente et toujours en cours, la portée de l’inspection est limitée sur ce point », indique-t-on. 

L’augmentation du volume de plaintes en 2019 et le taux de roulement élevé, notamment de mars à septembre 2022, sont deux facteurs ayant eu un impact prépondérant sur les activités du bureau du syndic. La perte d’expertise peut contribuer à augmenter les délais de traitement des dossiers d’enquête, souligne-t-on. 

Quatre des recommandations de l’Autorité concernent les activités du bureau du syndic : 

  • la Chambre doit favoriser le traitement des enquêtes du bureau du syndic à l’interne. Lorsque la Chambre a recours à des services externes, de façon exceptionnelle, le processus devra être adéquatement documenté selon les pratiques de la Chambre. Le rapport souligne que ce recours à un procureur externe après un processus de préenquête a été abandonné avec l’arrivée du nouveau syndic;
  • la Chambre doit mettre à jour le guide de procédures du bureau du syndic, dont la dernière mise à jour remonte à décembre 2018;
  • la Chambre doit revoir ses indicateurs de performance en fonction des étapes importantes du traitement des dossiers d’enquête et mettre en œuvre des mécanismes de suivi et de reddition de compte adéquats. L’Autorité constate notamment que le guide des procédures ne prévoit pas de cible pour le délai d’analyse du syndic. On souligne que lorsque le dossier est fermé en raison du retrait de la plainte ou de la non-collaboration du plaignant, le processus de traitement varie de façon importante d’un dossier à l’autre. Sur la base des dossiers vérifiés, les raisons des dépassements des délais ne sont pas documentées;
  • la Chambre doit tenir les dossiers d’enquête de façon uniforme.

En rendant public le document, la Chambre a précisé que dès le mois de décembre 2022, le conseil d’administration a approuvé cinq projets clés dont la plupart répondent aux demandes de l’Autorité. 

Selon le PDG de la Chambre, Marc Beaudoin, « les recommandations de l’Autorité sont en parfaite adéquation avec les projets prévus en 2023 ainsi qu’avec la réflexion en cours pour établir les prochaines orientations stratégiques ».