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Les BMS à la croisée des chemins pour aider les courtiers à propulser leurs affaires

par Andrea Lubeck | 14 juillet 2017 07h00

Laurent Nadeau | Photo : Réjean Meloche

Ces derniers mois, plusieurs courtiers ont testé le marché des systèmes de gestion de courtage (BMS) pour s’assurer d’utiliser l’option qui convient le mieux à leurs besoins. Et les fournisseurs se livrent une féroce concurrence pour gagner leurs faveurs.

« Les BMS existent pour que le courtier puisse contrôler et faire croitre ses affaires », affirme Laurent Nadeau, vice-président, ventes et markéting de Technologie Keal. « Essentiellement, les courtiers veulent être plus productifs, donner une réponse plus rapide à leurs clients, et leur offrir un meilleur service », confirme David Larkin, président de Logiciels Deltek. « Aujourd’hui, les courtiers en recherche d’efficacité veulent tout voir dans un seul endroit, pouvoir avoir une vue aérienne de toute leur organisation », ajoute Philippe Joassin, vice-président aux ventes pour Applied.

Et c’est ce dont les courtiers ont besoin. Jean-Philippe Martineau, président du Groupe Ostiguy Gendron, relate que ses cabinets utilisaient cinq différents systèmes pour faire sa gestion de flux de travail, de documents, des clients potentiels, de la production, et accéder au portail client, notamment. « Nous voulions migrer vers un seul système plutôt que d’utiliser plusieurs différentes solutions et façons de faire, et avons trouvé qu’une solution intégrée était la voie de la simplicité. Notre ancien BMS à lui seul ne répondait pas à nos exigences. »

C’est après avoir effectué une étude d’efficacité de leurs processus que ces exigences se sont précisées, et que le Groupe Ostiguy Gendron a décidé d’opter pour Epic d’Applied Systems. « S’associer avec une entreprise aussi importante qu’Applied, dans un environnement d’incertitudes et de changements technologiques, a aussi eu un certain poids dans la balance », a ajouté M. Martineau.

Le Groupe Ostiguy Gendron a un grand besoin de mobilité, puisque sa stratégie repose sur une croissance organique, de même que sur les acquisitions. « Il nous fallait une solution assez robuste qui nous permet de travailler sur mobile aussi, puisqu’il est possible que nos producteurs se trouvent sur la route et que nous avons plusieurs bureaux », ajoute M. Martineau. Il apprécie particulièrement la solution Sales force intégrée au logiciel Epic pour gérer les prospects et savoir où les producteurs en sont dans le cycle de la vente avec ceux-ci.

Sean Graham, président d’Idea Insurance, une start-up qui s’avère à être le premier cabinet canadien qui n’utilise que la technologie infonuagique, considère le système de Keal comme une base sur laquelle travailler. Son choix s’est surtout arrêté sur ces logiciels parce qu’ils permettent l’intégration de systèmes externe, en plus de bénéficier d’une mobilité grâce au système infonuagique en raison de la nature même du cabinet.

« Nous utilisons plusieurs différents systèmes qui s’intègrent en amont et en aval avec Keal. C’est pratique parce que c’est dans ce système où nous commençons et terminons chacune de nos opérations », précise M. Graham.

M. Graham explique que ce sont les gens chez Keal qui ont influencé sa décision de faire affaire avec eux pour sa jeune entreprise. « Keal commence à devenir une grande entreprise, mais pas trop grosse au point où les employés perdent de leur touche personnelle qu’ils entretiennent avec leurs clients. Je sens que je peux leur faire confiance et surtout me fier à eux », souligne-t-il.

Mais pour plusieurs plus petits cabinets, le cout est ce qui influence leur décision et qui détermine quel BMS ils choisissent. « Se procurer un nouveau BMS est un gros investissement, bien qu’eux diront que c’est une grosse dépense. Les cabinets veulent pouvoir personnaliser leur BMS et que le programme se moule à leur organisation, qu’il soit flexible et lui permette de travailler de manière plus polyvalente », explique M. Nadeau.

Automatiser les processus

Si plusieurs courtiers se plaignent de tâches cléricales qui consomment beaucoup de temps, leur BMS cherche à automatiser ce processus. D’un côté, la comptabilité est un aspect que les courtiers trouvent complexe avec des règles fiscales pointues. Leur BMS doit s’adapter aux différents changements qui souvent arrivent rapidement. « Les courtiers veulent un système comptable qui leur permet de réduire leur charge de travail », précise M. Nadeau.

D’un autre côté, le logiciel de gestion doit pouvoir effectuer certaines petites tâches auxquelles le courtier ne pense pas nécessairement. Par exemple, il est possible avec Applied que le BMS envoie un courriel automatiquement après une discussion téléphonique avec un client. Chez Keal, une analyse des polices et des données des clients se fait automatiquement. Le BMS avertit le courtier lorsqu’un renouvèlement arrive bientôt.

De façon générale, l’industrie emprunte aussi le virage électronique, grâce notamment à la signature et aux propositions électroniques. « Le papier tend à disparaitre. Les courtiers n’ont pas le choix de suivre la tendance que prennent les assureurs de se tourner davantage vers les communications électroniques que papier, d’envoyer les contrats en format PDF. Ça rend le traitement beaucoup plus rapide », expose M. Larkin.

Toutefois, ce dernier nuance son propos en suggérant aux courtiers d’évaluer le degré de connaissances technologiques de leurs clients et leur ouverture face à cette méthode de transiger. « Le phénomène sans papier dépend beaucoup plus de la clientèle que du courtier. Certains cabinets sont sans papier depuis plusieurs années parce que leur clientèle est habituée, alors que ça peut être le contraire pour d’autres. »

En contrepartie, les courtiers veulent que leur BMS soutienne leurs opérations, il faut aussi qu’il lui permette de mieux accommoder leurs clients en répondant à leurs nouvelles attentes, soit de magasiner leur assurance et de faire les transactions selon leur horaire. Et c’est aussi là que la mobilité entre en jeu. « Je me retrouve souvent à envoyer des soumissions et des courriels à mes clients les soirs et les weekends, au grand dam de ma famille », soutient Sean Graham.

De plus, les clients revendiquent l’accès à leurs polices et preuves d’assurance, et faire des modifications et des soumissions directement à partir du portail du courtier, qui se doit d’être disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. « Les courtiers sont conscients qu’ils doivent se tourner vers les technologies pour aider leurs clients, et le BMS doit répondre rapidement aux changements technologiques pour servir les courtiers et leur faciliter la tâche », pense Laurent Nadeau.

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