Le Règlement intérieur de la Chambre de l’assurance de dommages est l’objet d’une consultation publique menée par l’Autorité des marchés financiers, qui se déroule durant tout le mois de février. 

Le nouveau Règlement intérieur (RI) a été adopté par le conseil d’administration de la Chambre le 25 octobre 2023. Les principales modifications permettent de simplifier le document pour n’y conserver que les dispositions qui sont reliées à la Loi sur la distribution de produits et services financiers (LDPSF). 

La démarche vise à clarifier les rôles et responsabilités des différentes instances. Une partie de l’information prévue dans le Règlement sera transférée vers une nouvelle Politique de gouvernance de la ChAD. 

En entrevue avec le Portail de l’assurance, le PDG de la Chambre, Marc Beaudoin, explique que la démarche a été initiée plus d’un an avant son entrée en fonction en septembre 2022. « On voulait amorcer la réflexion pour avoir une gouvernance contemporaine », dit-il. 

Dans son travail sur le RI, le conseil d’administration visait à y maintenir les éléments qui sont de nature pérenne et de créer en parallèle une politique de gouvernance. 

M. Beaudoin souligne que la Politique de gouvernance est susceptible d’être mise à jour plus souvent, selon les circonstances, alors que le RI n’est modifié de manière importante qu’à de rares occasions.

Adopté en septembre 1999, le RI a été amendé à 11 reprises jusqu’en février 2004. Depuis que les changements doivent être approuvés par l’Autorité, il y a eu trois amendements, le plus récent en février 2019. En mars 2012, le document avait été refondu et réédité de manière plus substantielle. 

Mandats des comités 

Les articles 66 à 77, 85 et 86 du RI qui concernaient les différents comités, leur charte et leur mode de fonctionnement seront désormais transférés dans la Politique de gouvernance. Cette politique a été adoptée le 6 décembre 2022, mais elle n’a pas encore été publiée officiellement. 

On vient préciser les rôles et responsabilités du conseil d’administration (CA), des administrateurs, du président du conseil, du PDG et des différents comités relevant du CA. « On est venu mettre par écrit ce qui faisait partie des us et coutumes de la Chambre », indique M. Beaudoin. 

À titre d’exemple, le PDG de la Chambre cite la fréquence des réunions des comités. Celle-ci peut varier d’une année à l’autre selon la nature des dossiers et il sera plus facile de rectifier la politique que d’amender le RI. 

Les différentes politiques adoptées par le conseil d’administration, dont celle touchant la gouvernance, doivent être soumises à l’approbation de l’Autorité qui dispose d’un délai de 30 jours pour les approuver. 

Éthique et déontologie 

Le Règlement comprenait notamment l’annexe 2 portant sur le Code de déontologie des administrateurs et des membres des comités de la Chambre. Ce Code, qui contenait une douzaine d’articles, sera aussi publié parallèlement à la Politique de gouvernance, explique M. Beaudoin.

Il a aussi été approuvé par le conseil d’administration de la Chambre le 25 octobre dernier. Le code sera publié dès que le RI aura été approuvé, après le 1er mars 2024. 

« C’est une refonte en profondeur. Le Code actuel compte 12 articles, la version modifiée en compte 55 », indique-t-il. On vient notamment préciser la notion de conflit d’intérêts et de l’apparence de conflit.

La procédure de traitement des plaintes reliées au code est aussi une nouveauté. « Le comité qui entendra la plainte pourra recourir aux services d’un expert indépendant », note M. Beaudoin. On a balisé le processus en fonction de ce qui est prévu dans les autres codes similaires au sein des organisations comparables à la Chambre. 

Tant pour la Politique de gouvernance que pour le Code de déontologie des administrateurs et des membres des comités, il n’y a pas de consultation prévue selon les lois et règlements qui encadrent le fonctionnement de la Chambre, ajoute Marc Beaudoin. 

En tout temps, le membre qui a des préoccupations à l’égard de ces documents peut les adresser à la présidence du conseil ou à la direction générale.

Projet de loi 30 

Le projet de loi 30, qui n’a pas encore été étudié ni approuvé par l’Assemblée nationale du Québec, comporte plusieurs articles modifiant la LDPSF. Certains changements proposés touchent les membres de la Chambre, notamment les experts en sinistre à propos de l’utilisation des surnuméraires par les cabinets en période de fort achalandage. 

Marc Beaudoin confirme que le processus législatif n’a pas d’influence sur le contenu du RI ni des autres documents produits par le conseil d’administration de la Chambre.

Il se peut que le Code de déontologie des experts en sinistre soit concerné par le projet de loi 30, « mais on va laisser le processus législatif suivre son cours. Selon la forme que ça prendra, on verra à faire l’adéquation entre la loi et le code », souligne Marc Beaudoin. 

Bureau du syndic 

Le PDG de la Chambre confirme par ailleurs que le processus de recrutement du nouveau syndic est en cours. L’ancien titulaire, embauché en mai 2022, a quitté ses fonctions à la fin de 2023.

Une firme de consultants en ressources humaines s’active à cet égard. M. Beaudoin dit souhaiter fortement que cette embauche se fasse à court terme, même s’il y a eu la nomination de la syndique par intérim au début de janvier 2024. « Il y a des adjoints au syndic et le travail continue de se faire », insiste-t-il. 

Le PDG rappelle que le bureau du syndic ne fait pas que soumettre des plaintes au comité de discipline. Une bonne partie de son travail consiste en l’émission de mesures administratives à l’endroit des membres certifiés, ce qui ne fait pas les manchettes, contrairement aux décisions disciplinaires qui sont rendues publiques.